Благодаря оцифровке документов и автоматизации ручных задач, таких как подача документов, маршрутизация и утверждение, системы ЭДО СБИС устраняют недостатки, связанные с бумажным документооборотом. Сотрудники могут мгновенно получать доступ к документам, сотрудничать в режиме реального времени и более эффективно отслеживать статус задач, что повышает производительность и ускоряет принятие решений.

Расширенный доступ

Такие решения позволяют сотрудникам получать доступ к документам в любое время, в любом месте и с любого устройства, подключенного к Интернету. В офисе, дома или в дороге сотрудники могут быстро и просто получать необходимую им информацию, сокращая задержки и узкие места в деловых операциях. Такая доступность также расширяет возможности удаленной работы и совместной работы распределенных команд, позволяя компаниям адаптироваться к меняющимся тенденциям в работе и повышать гибкость персонала.

Безопасность данных является главным приоритетом для компаний в современном цифровом мире, где киберугрозы и утечки данных представляют значительный риск для конфиденциальной информации. ЭДО СБИС предлагает расширенные функции безопасности, такие как:

• шифрование,
• контроль доступа,
• контрольные журналы, для защиты конфиденциальных документов от несанкционированного доступа, изменения или кражи.

Централизуя хранение документов и внедряя надежные меры безопасности, компании могут защитить свои данные и более эффективно выполнять нормативные требования.

Экономия средств

Переход на электронный документооборот может привести к существенной экономии средств для компаний по сравнению с традиционными бумажными процессами. Уменьшая зависимость от бумаги, печати и физического пространства для хранения, компании могут снизить операционные расходы, связанные с обработкой, хранением и утилизацией документов. Кроме того, электронные рабочие процессы и возможности автоматизации помогают минимизировать трудозатраты за счет оптимизации повторяющихся задач и уменьшения необходимости ручного вмешательства.

Соответствие требованиям и готовность к аудиту

В отраслях, где действуют строгие нормативные требования, соблюдение стандартов управления документооборотом имеет важное значение для снижения юридических и финансовых рисков. ЭДО СБИС способствуют соблюдению требований, применяя политику хранения документов, обеспечивая контроль версий и создавая контрольные журналы для отслеживания доступа к документам и внесения в них изменений. Ведя упорядоченный и поддающийся проверке учет, компании могут более эффективно демонстрировать соблюдение нормативных требований и сводить к минимуму вероятность штрафных санкций.