Особенности использования топливных карт для юридических лиц

Такие платежные средства позволяют получать скидки, копить бонусы. Аналогичные решения существуют и для компаний. Но работают они иначе. О том, чем отличаются топливные карты для юридических лиц и как их использовать в работе, рассказываем ниже.

Отличительные особенности карт для юридических лиц

У топливных карт для физических лиц одна главная цель: позволить клиенту сэкономить. Если она не будет выполняться, люди быстро откажутся от использования таких платежных средств.

Карты, предназначенные для корпоративных клиентов, тоже могут использоваться для получения скидок. Но дисконт на ГСМ — далеко не единственное преимущество для бизнеса. С помощью безналичных расчетов можно усилить внутренний контроль и снизить загрузку бухгалтерии. Эти преимущества оказываются гораздо более существенными для компаний, чем небольшие скидки.

Еще одна важная особенность топливных карт для юридических лиц заключается в том, что носители не являются именными. Карты оформляются на компанию в целом, а не на конкретного сотрудника. Эта малозначительная с первого взгляда деталь оказывается крайне удобной при увольнении или найме новых сотрудников. Компании не придется оформлять дополнительные пластиковые носители даже при большой «текучке» кадров.

Наконец, в отличие от карт для физических лиц, решения для компаний позволяют получить налоговые преференции. Каждый клиент АЗС платит НДС при покупке топлива вне зависимости от своего статуса. Но коммерческие организации могут компенсировать этот налог. Чтобы получить вычет с помощью топливной карты, достаточно получить готовый пакет документов, собранный специалистами процессинговой компании, сделать расчеты и направить в налоговую соответствующую декларацию.

Как пользоваться топливными картами

Чтобы начать использовать безналичные расчеты в своей организации, не нужно проводить длительное обучение работников. Поэтому компания начнет получать преимущества сразу после приобретения топливных карт.

Механизм работы этого платежного средства интуитивно понятен:

1. Заехать на АЗС и выбрать нужный вид топлива.
2. Пройти на кассу и сделать заказ с указанием номера раздаточной колонки, объема и типа горючего.
3. Дождаться окончания залива топлива.
4. Предъявить карту для оплаты.
5. Ввести пароль на пинпаде после того, как терминал считает данные.
6. Забрать чек, при необходимости передать его в бухгалтерию.

Легко заметить, что такое платежное средство мало отличается от обычной дебетовой карты. Однако по сравнению с последней оно имеет несколько важных преимуществ для руководителей. При использовании банковских дебетовых карт контролировать действия сотрудников и собирать статистку затруднительно. Применение специализированного решения устраняет эту проблему. Все данные о транзакциях автоматически поступают в личный кабинет, поэтому руководство в любой момент узнать о текущем состоянии дел.

Как пополнить счет топливной карты

Перевести деньги на баланс карты можно с помощью любого банковского приложения. Средства станут доступны практически сразу после отправки. Также для юридических лиц существует возможность пополнять баланс с помощью выставления счета через личный кабинет.

Важно заметить, что клиентам процессинговых компаний доступны два способа расходования средств. В первом случае деньги тратятся с общего счета, их можно списать с любой карты. Во втором — у каждого водителя есть свой баланс, который пополняется руководителем по мере необходимости. Выбор схемы зависит от особенностей работы конкретного предприятия.

Как предотвратить перерасход средств

В большинстве случаев только что оформленные топливные карты являются безлимитными. Это означает, что водители смогут купить любое количество топлива, какое посчитают нужным. В таком виде можно использовать карты лишь в небольшом автопарке ИП, в котором руководить знает своих сотрудников буквально по именам. Во всех остальных случаях стоит настроить лимиты.

Многие процессинговые компании позволяют устанавливать ограничения онлайн. Для этого необходимо зайти в личный кабинет с помощью регистрационных данных, указанных в тексте договора. Затем следует найти вкладку с настройками лимитов и ограничить суточный и месячный расход средств по каждой карте. Теперь водители смогут заливать на АЗС лишь тот объем топлива, который руководство считает достаточным.